Wenn wir eines nicht mit ansehen können, dann Folgendes: Ineffizienz.
Jede Excel-Datei, die unnötig zwischen Unternehmen hin und her gesendet wird, befremdet uns. Weil wir wissen, dass es eine bessere Lösung gibt. Natürlich ist Microsoft Excel bis zu einer gewissen Unternehmensgrösse ein vollkommen valides, kosteneffizientes und funktionelles Tool. Nur: ab einer bestimmten Grenze (und wir glauben diese Grenze ist schnell erreicht) wird eine Excel-Datei mit dem Suffix „_V8_final.xlsx“ mehr Schaden anrichten, als sie nützt:
Innerhalb eines einzelnen Unternehmen können diese Ineffizienzen noch leichter abgefangen werden: die Wege sind kürzer, die IT-Infrastruktur einheitlich, der Abstimmungsaufwand geringer. An der Schnittstelle zwischen Unternehmen (auch einer Unternehmensgruppe) kommen dann doch ein paar erschwerende Faktoren dazu:
- Unterschiedliche IT-Systeme
- Kaum eine Chance auf einen einheitlichen Datenbestand, auf den jede und jeder Zugriff hat
- Jede Neuabstimmung verzögert die Fertigstellung von Dokumenten um mindestens 2 Werktage
Der Intercompany-Prozess bezeichnet einen Arbeitsvorgang, der firmen- und gesellschaftsübergreifend durchgeführt wird. Beispielsweise müssen Tochtergesellschaften ihre Jahresabschlüsse gemeinsam abstimmen, damit es zu keinen Inkonsistenzen zwischen den Einzelabschlüssen kommt. Auch mit der Hauptgesellschaft ist so ein Abstimmungsprozess durchzuführen. Intercompany-Prozesse sind naturgemäß mit einer stark erhöhten Komplexität verbunden, was für alle Beteiligten Herausforderungen sowohl in der Kommunikation als auch bei den IT-Systemen mit sich bringt.
Die Realität ist leider eine andere:
- “Anbei Version 8 unserer Forderungs-Excel”
- “Ups, Anhang vergessen, V8 anbei”
- “Wir haben nun nachgeforscht, diese Rechnungen sind tatsächlich bei uns untergegangen. V9 im Anhang.”
- “Können Sie uns bitte die aktuelle Forderungs-Excel zukommen lassen?”
- “Kommt per FAX”
Vielleicht kennen Sie ja eines oder mehrere der nicht ganz ernst gemeinten Zitate. Wir sehen es täglich: Bei Intercompany-Prozessen wird sehr viel Potenzial verschenkt. Dabei sind genau solche Prozesse wie geschaffen dafür, mit der richtigen Software-Lösung effizient, einfach, und fehlerfrei zu arbeiten.
Best Practice Beispiel: Intercompany-Prozess
Kern eines gut funktionierenden Intercompany-Prozesses sind klar definierte Schnittstellen und Prozesse. Diese Prozesse und Schnittstellen von Anfang an aufzubauen, ist ein sehr aufwändiges Unterfangen.
Dieses Vorhaben wird stark vereinfacht, wenn es IT-Systeme gibt, die eine solche Funktionalität bereits mitbringen. SAP R3 und SAP HANA bringen diese Funktionen selbstverständlich out-of-the-box mit sich.
Verwendet die Konzernmutter bereits ein SAP-System (oder ein anderes System, das entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stellt), sind bereits gute Voraussetzungen gegeben, die Intercompany-Prozesse mit relativ geringem Aufwand zu optimieren.
