Mit Vending – SAP Business One wurde eine Lösung geschaffen, die den Automatenbetreibern alle notwendigen Funktionalitäten bietet, um Abläufe transparent zu gestalten, Kontrollmechanismen einzuführen und Einsparpotenzial zu erkennen.
Vending – SAP Business One unterstützt einen durchgängigen Beschaffungsprozess vom Anlegen einer Bestellung über das Verbuchen des Wareneingangs bis hin zur Bezahlung des Lieferanten. Auch der Verkaufsprozess, von der Angebotserstellung über das Anlegen eines Auftrags sowie dem Verbuchen des Warenausgangs und der Erstellung der Ausgangsrechnungen, wird vom System abgebildet. Mit der Lösung lassen sich Geschäftspartner- und Artikeldaten sowie Preislisten und Warenbestände verwalten. Sämtliche Lagerbewegungen werden erfasst, so dass eine Bestandsbewertungen bzw. permanente Inventur gewährleistet ist.
Die Lösung unterstützt ebenfalls alle Aufgaben der Finanzbuchhaltung.
Mit den automatenspezifischen Funktionalitäten der Lösung erfolgt die Verwaltung der Automaten, Bauteile und Füllprodukte. So können die Automatenbestandteile und Standorte dokumentiert, Meldebestände und Befüllung je Automat hinterlegt bzw. erfasst werden. Mit Hilfe des elektronischen Auslesegeräts easyDATA werden die Daten aus den Automaten mittels verschiedener Barcodes (z.B. Zählerstände, Störungen…) ausgelesen und in das System übertragen. So kann die Art und Anzahl der gefüllten sowie verkauften Produkte oder mögliche Fehlmengen nachvollzogen werden und die Abrechnung von Automaten, Touren, Provisionen etc. erfolgen.